Millainen on osaamisen johtamisen tila teidän yrityksessä?

Riitta Viitalan haastattelu: Osaamisen Johtamisen Tila (OJT) työkalun kehittämisen yhteistyöstä

3K hanke, ja jo 3Koota edeltänyt EVE-hanke, jossa en itse ole ollut mukana, ovat tehneet osaamisen johtamiseen teemaan liittyvää yhteistyötä Vaasan Yliopiston ja etenkin johtamisen ja henkilöstöjohtamisen professori Riitta Viitalan kanssa. Riitalla on akateemisesta suuntautumisestaan huolimatta hyvin maaläheinen suhtautuminen PK-yrityksen johtamiseen. Tämä johtunee siitä, että Riitta on tehnyt akateemisen uransa ohella merkittävän paljon myös yrityskehittämistyötä kentällä, mm sparraillen johtoryhmiä. Vaasan yliopiston sivulla kuvataankin Riittaa osuvasta: ”tutkimuksen lisäksi sydämen asia on ollut rakentaa siltaa teoreettisen opetuksen ja käytännön yritystoiminnan välille.” Pääsin itse seuraamaan, miten kouriintuntuvasti ja sykähdyttävän suorapuheisesti Riitta luotsasi kasvuyrityksen nuorekasta johtoryhmää pohtimaan yrityksen tulevaisuutta ja strategiaa nimenomaan osaamisen johtamisen näkökulmasta. Yritys sai uutta puhtia purjeisiin Riitan sparrauksen kautta ja jatkoi asian työstämistä keskenään; nyt työntekijän rinnalla heillä on keskiössä myös työntekijän osaaminen, pieni mutta merkittävä ja merkityksellisyyttä lisäävä muutos!

EVE-hanke laittoi vireille Osaamisen Johtamisen Työkalun (myöhemmin OJT) rakentamisen yhteistyössä Vaasan yliopiston henkilöstöjohtamisen ryhmän kanssa. 3K hanke on jatkanut työkalun kehittämistä ja mm. testannut OJT-työkalua 3K hankkeessa mukana olleissa PK-yrityksissä 2021-2022. Myös Kpedun Johtotehtaalla ja HR-tutkinnoissa on OJT-työkalu ollut testattavana. Sisällölliselle työkalun kehittämiselle laitettiin jäitä hattuun, kun viime syksynä excel muodossa ollut työkalu siirrettiin sähköiselle alustalle, jolloin sen työstäminen ryhmissä on jouhevampaa. Uusi sähköinen versio on vuoden alussa testauksen kautta viimeisteltävänä ja se vapautetaan Kpedulla yrityksille tarjottavien palvelujen valikoimaan kevään aikana.

Haastattelin lokakuussa Riitta Viitalaa osaamisen johtamisen aiheesta muutaman napakan kysymyksen verran. Kysyin miksi osaamisen johtaminen on tärkeää myös PK-yrityksissä ja Riitta sivaltaa sen olevan tärkeää kaikessa liiketoiminnassa! Hänen mukaansa nimenomaan pienissä yrityksissä pitäisi rajalliset resurssit tiedostaa paremmin ja käyttää tehokkaammin. Jos yrityksessä ei ole sanoitettua tapaa tarkastella osaamisia, se yksinkertaisesti jää tekemättä.; unohtuu tai jää arkisen kiireen jalkoihin. Kuitenkin Riitta nostaa, että koska ylimääräistä resurssia ei ole, olemassa olevasta henkilöstöstä tulisi osaamismielessä ottaa kaikki irti, sillä tavalla saadaan loppuleissä parempaa tulosta aikaiseksi viivan allekin; asiakaskokemus sekä tuotteiden laatu paranee samalla kun henkilöstö saa käyttää koko osaamispotentiaalinsa. Isoista asioista osaamisen johtamisessa ei ole kyse; vastuuttamalla ja jakamalla asianomistajuutta saadaan myös pienemmissä yrityksissä kehitettyä hyviä ja ketteriä prosesseja, jotka toimivat ja kulkevat mukana arjessa.

 OJT-työkalua Riitta pitää hyvänä välineenä lähteä kulkemaan osaamisen johtamisen polkua. Hänen mukaansa OJT-tarkastelun myötä jäsennetään ensinnäkin nykytila, joka on välttämätöntä, jotta päästään oikeasti ottamaan niitä tarpeellisia kehitysaskeleita. OJT-työkalulla saadaan termistö tutuksi ja opitaan puhumaan samaa kieltä keskenään. Käytännössä tämä onkin erittäin tärkeää. Jos jotain 3K hanke on itselleni opettanut, ainakin sen ettei osaamisen johtamisella vielä ole olemassa yleispätevää termistöä, vaikka ”osaamisen johtaminen” on terminä trendannut jo pidempään. Oman kokemukseni mukaan osaamisen johtamista hahmotetaan hyvin erilaisten asioiden kautta eri yrityksissä. Osaamisen johtamista jollekin on voimassa olevat tulityö- tai työturvallisuuskortit, toisille kehityskeskustelut ja kolmannelle yrityksen sisäinen urapolku ja tutkintokoulutus työajalla. OJT-työkaluun on Riitan mukaan kiteytetty tärkeimmät kulmakivat, jotka heijastavat hyvin yrityksen osaamisen johtamisen nykytilaa ja lähtötasoa. OJT-työkalun avulla myös pystytään konkreettisesti tarttua juuri siihen seikkaan, joka kirkuu kiivaimmin kehittämisen tarvetta. Toisaalta OJT tekee armollisesti näkyväksi ne asiat, jotka kenties ovat jo hyvällä tasolla, eivätkä vaadi aktiivisti työstöä juuri nyt.

 Riitan mukaan yrityksen toimitusjohtajan pitäisi olla osaamisen johtamisen moottori, vaikka myös johtoryhmällä on merkittävä rooli osaamisen nostamisessa keskiöön. Osaamisen tarkastelu tulisi Riitan mukaan punoa yhteen yrityksen strategian kanssa. Jos tehdään vaikkapa 3 vuodeksi yrityksen strategiaa, tulisi Riitan mukaan miettiä: ”mitä osaamista tarvitaan strategiajaksolla, tai tämän strategian toteuttamiseen; lisää, mitä pitäisi syventää, mitä pitäisi olla enemmän ja mikä kenties vähenee?” Kun Riitan mukaan tällä tavalla on luotu yrityksen osaamisvisio, saadaan se pilkottua pienempiin osiin ja jalkautettua jokaisen työntekijän tasolle. Siten saadaan hahmotettua osaamisprofiileja ja henkilökohtaistettua kehittämissuunnitelmia. Riitta huomauttaa, että yksilön näkökulmaa on luontevin tarkastella kehityskeskustelussa. Koko yritystä osallistavan strategiatyön yhteydessä Riitan mielestä on tärkeää myös pohtia, miten tiimit yhdessä voisivat kehittää omaa toimintaansa, tuoda omia näkökulmia esiin ja jakaa vastuuta omasta ja toisten oppimisesta. Riitta painottaa, että osaamisen levittäminen ja kehittäminen on tärkeä osa tiedon kiertokulkua yrityksessä, siinä meistä jokaisella on oma tärkeä rooli ja vastuu.

 Alun perin OJT-työkalulla oli tarkoitus tarkastella osaamisen johtamisen tilaa juuri nyt, tässä hetkessä. Mukaan otettiin kuitenkin tavoitteistamisen elementti, koska osaamisen johtamista tulisi tarkastella säännöllisesti. Sähköisessä OJT-työkalussa onkin mahdollista asettaa tavoitteitta ja sanoittaa keinoja, joilla asetettuihin tavoitteisiin pyritään. Järjestelmän kautta tilannekatsauksen voi tehdä esimerkiksi vuosittain. Riitta Viitalakin pitää positiivisena, että tavoitteita voidaan asettaa. Hän painottaa, ettei mitään todennäköisesti tapahdu jos tavoitteita ei aseteta ja asioita vastuuta nimetyille henkilöille. Ilman säännöllistä osaamisen johtamisen tarkastelua ollaan äkkiarvaamatta tilanteessa, jossa kilpailijat viuhuvat ohi vasemmalta ja oikealta, kun itse ollaan jämähdetty paikalleen saman vanhan toimintamallin kanssa. Osaamisen johtamisen iso kerroskakku on Riitan mukaan järkevää palastella ylläpidon ja kehittämisen kannalta sopiviin siivuihin ja palasiin, siten kakun tuhoamisen urakka ei tunnu läkähdyttävältä, vaan asiaa toteutetaan vähän kerrallaan ja sopivina annoksina.

Teksti: Kirsi Palomäki
Kuvat: Eeva Huotari